Persondatapolitik
Personoplysninger
Personoplysninger er informationer, der bruges til at identificere en bestemt person, også selv om personen kun kan identificeres, hvis oplysningen kombineres med andre oplysninger. Personoplysninger kan for eksempel være navn, alder, køn, mailadresse, telefonnummer osv.
Ligeledes indeholder personoplysninger også data som personprofiler, trivsels-/arbejdsmiljøundersøgelser, kompetencer og karriereudviklingsønsker, der benyttes i samarbejdet mellem kunder og E-SENSE.
Nedenfor er politikken for databehandling hos E-SENSE beskrevet:
Hvilke personoplysninger indsamler og behandler E-SENSE?
Som kunde hos E-SENSE, indsamler og behandler vi følgende data; mailadresser, for- og efternavn, adresse, telefonnummer samt data, som måtte være nødvendige for at gennemføre et givent samarbejde.
E-SENSE indsamler og behandler oplysninger om dig, når du:
- Deltager i et fagligt/personligt udviklingsforløb hos E-SENSE
- Udfylder en personprofil via E-SENSE
- Udfylder en trivsels-/arbejdsmiljøundersøgelse via E-SENSE’ WhiteSpace®-platform
- Afgiver personoplysninger på anden vis til E-SENSE
E-SENSE indsamler kun de personoplysninger, som er nødvendige for at kunne udføre den aftalte opgave og opbevarer kun data, så længe det har et formål.
Ved fakturering opbevares fakturerings- og bankoplysninger i henhold til gældende love på området herunder hvidvasknings- og bogføringsloven.
Kategorier af oplysninger og registrerede
E-SENSE registrerer efter samtykke fra privatkunder samt efter instruks fra virksomhedskunder følgende persondata:
- Titel
- Navn
- Telefonnummer
- E-mail
Registreringen sker i mail under kontaktpersoner og opgives af personen selv/af personens leder efter samtykke med personen eller i E-SENSE’ WhiteSpace®-platform efter kundevirksomheds accept af E-SENSE’ databehandlervilkår.
Afhængig af opgavens formål registreres relevante oplysninger, der er nødvendige for opgave-løsningen. Dette beskrives nedenfor under ”Formål med opbevaring og behandling af persondata”
Formål med opbevaring og behandling af persondata
COACHING/SPARRING
Formålet med opbevaring og håndtering af persondata er at have overblik over de i forløbets berørte samtaleemner; herunder personens udfordringer, kompetencer og udviklingsmuligheder.
Data i form af notater anvendes udelukkende i forbindelse med personens ønske om coaching/sparring på selvvalgte emner. Persondata opbevares efter underskrevet samtykke med personen i hele udviklingsprocessen og slettes senest efter 24 mdr.
Personen kan til en hver tid gøre indsigelser og tilbagekalde samtykke. Personfølsomme data slettes øjeblikkeligt efter et sådant ønske.
KOMPETENCEUDVIKLING
Formålet med opbevaring og håndtering af persondata er at have overblik over personens/teamets kompetencer og udviklingsmuligheder.
Data i form af notater anvendes udelukkende i forbindelse med personens ønske om sparring på kompetencer og udvikling. Persondata opbevares efter samtykke med personen i hele udviklingsprocessen og slettes senest efter 24 mdr. Samtykke sker via mailkorrespondance.
Personprofiler opbevares efter samtykke med personen i hele udviklingsprocessen og slettes senest efter 24 mdr. Samtykke sker via login i forbindelse med udfyldelse af DiSC profil.
Personen kan til en hver tid gøre indsigelser og tilbagekalde samtykke. Personfølsomme data slettes øjeblikkeligt efter et sådant ønske.
Såfremt E-SENSE har handlet efter instruks, og persondata er afgivet til E-SENSE fra arbejdsgiver (kundevirksomhed), skal ønske om sletning ske efter aftale med og gennem arbejdsgiveren (kundevirksomheden), som er dataansvarlig.
REKRUTTERING
Formålet med opbevaring og håndtering af persondata er at assistere/rådgive virksomhedskunder ifbm. en eventuel rekruttering af ny medarbejder.
Personprofiler opbevares efter samtykke med personen i hele rekrutteringsprocessen og slettes indenfor 3 mdr. efter endt proces. Samtykke sker via login i forbindelse med udfyldelse af DiSC profil.
Personen kan til en hver tid gøre indsigelser og tilbagekalde samtykke. Personfølsomme data slettes øjeblikkeligt efter et sådant ønske.
WHITESPACE® MEDARBEJDER SURVEYS
Formålet med opbevaring og håndtering af persondata er at udsende online spørgeskemaer, behandle og generere af rapporter i anonymiseret form samt efterfølgende rådgivning. Dette sker udelukkende på baggrund af instruks fra virksomheder, der hyrer E-SENSE til at foretage måling af og rådgivning ifbm. medarbejdernes trivsel, stressniveau og værdi-forståelse.
Data på WhiteSpace®-platformen opbevares efter instruks fra kundevirksomhed og i op til 5 år (iht. Datatilsynets praksis), hvorefter de slettes. Såfremt privat mailadresse eller privat mobilnummer på medarbejderen skal anvendes til oprettelse/kontakt, påhviler det i givet fald kundevirksomheden at indhente medarbejderens samtykke til formålet.
Hvem videregiver E-SENSE personoplysninger til?
Dine personoplysninger som er afgivet til E-SENSE videregives kun til:
- Betroede og relevante tredjemand, hvis det er aftalt i forbindelse med opgaveindgåelsen. F.eks. i forbindelse med teamudvikling og udvikling af samarbejde samt rekruttering.
E-SENSE har med alle samarbejdspartnere en databehandlingsaftale liggende, der til enhver tid skal sikre kundernes interesser. Disse aftaler kan til enhver tid fremvises på anmodning.
Udveksling af personfølsomme data sker som udgangspunkt udelukkende mellem fokuspersonen/den dataansvarlige virksomhedskunde og indehaver Tina Skjødt Jensen, E-SENSE.
E-SENSE deler derfor ikke materiale med personfølsomme data med tredje part medmindre opgaven kræver det, f.eks. modtagelse og udveksling af personprofilanalyse i forbindelse med leder-/teamudvikling samt rekruttering for kunde.
Ved videregivelse af data pointerer E-SENSE overfor modtager, at denne overtager ansvaret for at den efterfølgende persondatabehandling, og at persondata, der kommer i modtagerens besiddelse forventes at blive håndteret i henhold til persondatalovens bestemmelser.
Hvor lagres dine personlysninger?
Alle dine oplysninger bliver lagret på servere i Danmark, undtagen DiSC personprofiler, som opbevares på DiSCnordics server i USA.
Du kan til enhver tid tilbagetrække dit samtykke ved at kontakte indehaver Tina Skjødt Jensen på kontakt@e-sense.nu.
Ved tilbagetrækning af samtykke hos E-SENSE slettes alle data du har afgivet til os. Disse data vil ikke kunne blive genskabt.
Dog, såfremt persondata er afgivet til E-SENSE fra arbejdsgiver (kundevirksomhed), og persondata ønskes slettet, skal dette ske efter aftale med og gennem arbejdsgiveren (kundevirksomheden).
Hvordan beskytter E-SENSE dine oplysninger?
Hos E-SENSE er det udelukkende indehaver Tina Skjødt Jensen, der er modtager af og har adgang til de personfølsomme data. Der foretages systematisk ændring af adgangskoder hver 12. uge på alle de enheder, der indeholder personfølsomme data.
Der foretages ligeledes systematisk kvartalsvis ændring af adgangskode til Simply mail.
Fysisk materiale indeholdende personfølsomme data opbevares i aflåst arkivskab.
Ved sikkerhedsbrud rapporteres dette til de registrerede personer og datatilsynet indenfor 72 timer. Dataansvarlig Tina Skjødt Jensen undersøger følgerne af bruddet og handler i forhold til disse.
Sletning af personfølsomme data
Hos E-SENSE tømmes digital papirkurv en gang månedligt, hvorved sikres, at oplysninger slettes helt. Ved tilbagekaldelse af samtykke slettes data med det samme.
Tekniske og organisatoriske foranstaltninger
E-SENSE drives som enkeltmandsfirma uden ansatte, og indehaver Tina Skjødt Jensen er dataansvarlig for personfølsomme data og ligeledes databehandler. Det er Tina Skjødt Jensen, der er modtager og har adgang til de personfølsomme data. I forbindelse med eksterne udviklingsopgaver for virksomheder, der ønsker udvikling af medarbejdere samt medarbejder surveys, er det kundevirksomheden som er dataansvarlig, og dermed er ansvarlig for, at persondataloven overholdes. Alle virksomhedskunder har indgået og accepteret E-SENSE’ databehandlervilkår, som lever op til EUs persondataforordning og gældende dansk følgelovgivning.
Personfølsomme data opbevares elektronisk på E-SENSE’ enheder, der alle synkroniserer data. Enhederne er beskyttet med kode, der udskiftes hver 12. uge.