RICHTLINIEN ZU PERSONENBEZOGENEN DATEN
Persönliche Informationen
Personenbezogene Daten sind Informationen, die dazu dienen, eine bestimmte Person zu identifizieren, auch wenn die Person nur identifiziert werden kann, wenn die Informationen mit anderen Informationen kombiniert werden. Personenbezogene Daten können beispielsweise Name, Alter, Geschlecht, E-Mail-Adresse, Telefonnummer usw. sein.
Ebenso enthalten personenbezogene Daten auch Daten wie persönliche Profile, Umfragen zum Wohlbefinden / Arbeitsumfeld, Kompetenzen und Karriereentwicklungswünschen, die in der Zusammenarbeit zwischen Kunden und E-SENSE verwendet werden.
Die Datenverarbeitungspolitik bei E-SENSE ist im Folgenden beschrieben:
Welche personenbezogenen Daten erhebt und verarbeitet E-SENSE?
Als Kunde von E-SENSE erheben und verarbeiten wir folgende Daten; E-Mail-Adressen, Vor- und Nachname, Adresse, Telefonnummer sowie Daten, die zur Durchführung einer bestimmten Zusammenarbeit erforderlich sein können.
E-SENSE erhebt und verarbeitet Informationen über Sie, wenn Sie:
- an einem Kurs zur beruflichen / persönlichen Entwicklung bei E-SENSE teilnehmen
- ein persönliches Profil (DiSG) durch E-SENSE ausfüllen
- eine Umfrage zum Wohlbefinden / zur Arbeitsumgebung durch die WhiteSpace®-Plattform von E-SENSE
ausfüllen
- personenbezogene Daten auf andere Weise an E-SENSE übermitteln
E-SENSE erhebt nur die personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung der vereinbarten Aufgabe erforderlich sind und speichert Daten nur so lange, wie es einem Zweck dient.
Bei der Rechnungsstellung werden Rechnungs- und Bankdaten in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen in der Region, einschließlich des Geldwäsche- und Rechnungslegungsgesetzes, gespeichert.
Kategorien von Informationen und registriert
E-SENSE erfasst mit Einwilligung von Privatkunden und nach Weisung von Firmenkunden folgende personenbezogene Daten:
- Titel
- Name
- Telefonnummer
- Email
Die Registrierung erfolgt per E-Mail unter Kontaktpersonen und wird von der Person selbst / vom Vorgesetzten der Person nach Einwilligung mit der Person oder in der WhiteSpace®-Plattform von
E-SENSE nach Zustimmung des Kundenunternehmens zu den Auftragsverarbeiterbedingungen von
E-SENSE angegeben.
Je nach Aufgabenstellung werden relevante Informationen erfasst, die für die Aufgabenlösung notwendig sind. Dies ist nachfolgend unter „Zweck der Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten“ beschrieben.”
Zweck der Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten
COACHING / SPARRING
Der Zweck der Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten besteht darin, einen Überblick über die Gesprächsthemen im Kurs zu erhalten; einschließlich der Herausforderungen, Kompetenzen und Entwicklungsmöglichkeiten der Person.
Daten in Form von Notizen werden ausschließlich im Zusammenhang mit dem Wunsch der Person nach Coaching / Sparring zu selbst gewählten Themen verwendet. Personenbezogene Daten werden nach unterschriebener Einwilligung der Person während des gesamten Entwicklungsprozesses gespeichert und spätestens nach 24 Monaten gelöscht.
Die Person kann jederzeit Widerspruch einlegen und Einwilligungen widerrufen. Personenbezogene Daten werden auf Verlangen unverzüglich gelöscht.
ENTWICKLUNG VON KOMPETENZEN
Der Zweck der Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten besteht darin, sich einen Überblick über die Kompetenzen und Entwicklungsmöglichkeiten der Person / des Teams zu verschaffen.
Daten in Form von Notizen werden ausschließlich im Zusammenhang mit dem Wunsch der Person nach Kompetenzsparring und Entwicklung verwendet. Personenbezogene Daten werden nach Einwilligung der Person während des gesamten Entwicklungsprozesses gespeichert und spätestens nach 24 Monaten gelöscht.Die Einwilligung erfolgt per E-Mail-Korrespondenz.
Personenprofile werden nach Einwilligung mit der Person während des gesamten Entwicklungsprozesses gespeichert und spätestens nach 24 Monaten gelöscht. Die Einwilligung erfolgt durch Login in Verbindung mit dem Ausfüllen des DiSG-Profils.
Die Person kann jederzeit Widerspruch einlegen und Einwilligungen widerrufen. Personenbezogene Daten werden auf Verlangen unverzüglich gelöscht.
Wenn E-SENSE weisungsgemäß gehandelt hat und personenbezogene Daten vom Arbeitgeber (Kundenunternehmen) an E-SENSE übermittelt wurden, muss der Löschantrag im Einvernehmen mit und durch den verantwortlichen Arbeitgeber (Kundenunternehmen) gestellt werden für die Daten.
REKRUTIERUNG
Zweck der Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Betreuung/Beratung von Firmenkunden im Zusammenhang mit eine mögliche Einstellung eines neuen Mitarbeiters.
Personenprofile werden mit Einwilligung der Person während des gesamten Rekrutierungsprozesses gespeichert und innerhalb von 3 Monaten nach Abschluss des Prozesses gelöscht. Die Einwilligung erfolgt per Login in Verbindung mit dem Ausfüllen des DiSG-Profils.
Die Person kann jederzeit Widerspruch einlegen und Einwilligungen widerrufen. Personenbezogene Daten werden auf Verlangen unverzüglich gelöscht.
WHITESPACE® MITARBEITERBEFRAGUNGEN
Zweck der Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten ist der Versand von Online-Fragebögen, die Bearbeitung und Erstellung von Berichten in anonymisierter Form sowie die anschließende Beratung. Dies erfolgt ausschließlich aufgrund von Weisungen von Unternehmen, die
E-SENSE mit der Durchführung von Messungen und Beratungen im Zusammenhang damit beauftragen. Mitarbeiterwohlbefinden, Stresslevel und Werteverständnis.
Daten auf der WhiteSpace®-Plattform werden gemäß den Anweisungen der Kundenunternehmen und bis zu 5 Jahre (gemäß der Praxis der dänischen Datenschutzbehörde) gespeichert und danach gelöscht. Soll die private E-Mail-Adresse oder private Handynummer des Mitarbeiters zur Aufnahme/Kontaktaufnahme verwendet werden, liegt es in der Verantwortung des Kundenunternehmens, hierfür die Einwilligung des Mitarbeiters einzuholen.
An wen gibt E-SENSE personenbezogene Daten weiter?
Ihre an E-SENSE übermittelten personenbezogenen Daten werden nur weitergegeben an:
- Vertrauenswürdige und relevante Dritte, sofern im Zusammenhang mit dem Abschluss des Auftrags vereinbart. Beispielsweise. im Zusammenhang mit Teamentwicklung und Entwicklung der Zusammenarbeit sowie Rekrutierung.
E-SENSE hat mit allen Partnern einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der die Interessen der Kunden jederzeit wahren muss. Diese Vereinbarungen können jederzeit auf Anfrage vorgelegt werden.
Der Austausch sensibler personenbezogener Daten erfolgt als Ausgangspunkt ausschließlich zwischen der Fokusperson / dem datenverantwortlichen Firmenkunden und Inhaberin Tina Skjødt Jensen, E-SENSE.
E-SENSE gibt daher kein Material mit sensiblen personenbezogenen Daten an Dritte weiter, es sei denn, der Auftrag erfordert dies, z. Entgegennahme und Austausch persönlicher Profilanalysen im Zusammenhang mit der Führungskräfte-/Teamentwicklung sowie der Rekrutierung für Kunden.
Bei der Weitergabe von Daten weist E-SENSE den Empfänger darauf hin, dass er die Verantwortung für die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten übernimmt und erwartet wird, dass personenbezogene Daten, die in den Besitz des Empfängers gelangen, gemäß den Bestimmungen der personenbezogenen Daten behandelt werden Gesetz.
Wo werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?
Alle Ihre Informationen werden auf Servern in Dänemark gespeichert, mit Ausnahme der persönlichen DiSG-Profile, die auf dem Server von DiSCnordic in den USA gespeichert werden.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie sich an die Inhaberin Tina Skjødt Jensen unter kontakt@e-sense.nu wenden.
Mit Widerruf der Einwilligung von E-SENSE werden alle von Ihnen an uns übermittelten Daten gelöscht. Diese Daten können nicht wiederhergestellt werden.
Wenn jedoch personenbezogene Daten vom Arbeitgeber (Kundenunternehmen) an E-SENSE übermittelt wurden und personenbezogene Daten gelöscht werden sollen, muss dies in Absprache mit und durch den Arbeitgeber (Kundenunternehmen) erfolgen.
Wie schützt E-SENSE Ihre Daten?
Bei E-SENSE ist nur Inhaberin Tina Skjødt Jensen der Empfänger und hat Zugriff auf die personenbezogenen sensiblen Daten. Passwörter werden alle 12 Wochen auf allen Geräten, die sensible personenbezogene Daten enthalten, systematisch geändert.
Auch für Simply mail findet eine systematische vierteljährliche Passwortänderung statt.
Physisches Material mit sensiblen Daten wird in einem verschlossenen Aktenschrank aufbewahrt.
Im Falle einer Sicherheitsverletzung wird dies den registrierten Personen und der dänischen Datenschutzbehörde innerhalb von 72 Stunden gemeldet. Die Datenverantwortliche Tina Skjødt Jensen untersucht die Folgen des Verstoßes und handelt entsprechend.
Löschung sensibler personenbezogener Daten
Bei E-SENSE wird die digitale Tonne einmal im Monat geleert und damit die Daten vollständig gelöscht. Bei Widerruf der Einwilligung werden die Daten unverzüglich gelöscht.
Technische und organisatorische Maßnahmen
E-SENSE wird als Ein-Mann-Unternehmen ohne Mitarbeiter geführt, und Inhaberin Tina Skjødt Jensen ist Datenverantwortliche für sensible personenbezogene Daten und auch Datenverarbeiterin. Tina Skjødt Jensen ist die Empfängerin und hat Zugriff auf die personenbezogenen sensiblen Daten. Im Zusammenhang mit externen Entwicklungsaufgaben für Unternehmen, die eine Mitarbeiterentwicklung wünschen sowie Mitarbeiterbefragungen, ist das Kundenunternehmen datenverantwortlich und damit für die Einhaltung des Datenschutzgesetzes verantwortlich. Alle Firmenkunden haben die Datenverarbeitungsbedingungen von E-SENSE akzeptiert und akzeptiert, die der EU-Verordnung über personenbezogene Daten und den geltenden dänischen Folgegesetzen entsprechen.
Persönlich sensible Daten werden elektronisch auf E-SENSE-Geräten gespeichert, die alle Daten synchronisieren. Die Geräte sind mit einem Code geschützt, der alle 12 Wochen ausgetauscht wird.